Actualización a un ERP Saas en el Área de formación

S.A.T. | Publicado el 11 febrero, 2025 |

Caso de Éxito: Adaptación a Cambios Tecnológicos

Una entidad financiera de reconocido prestigio en el mercado español decidió modernizar su sistema de gestión de formación corporativa al implementar la plataforma tecnológica en la web desarrollada por Softmetry / Consultae (Saas).

El objetivo era optimizar procesos internos, reducir la dependencia de documentos ofimáticos dispersos y mejorar la eficiencia operativa. Gracias a un enfoque integral que combinaba tecnología avanzada y capacitación personalizada, la transición fue fluida y exitosa.

Contexto: La entidad financiera enfrentaba importantes desafíos en la gestión de su programa de formación

1. Gestión manual y fragmentada: La información sobre cursos, certificaciones y registros de empleados se gestionaba mediante miles de documentos ofimáticos (hojas de cálculo, correos electrónicos y archivos PDF). Esto generaba ineficiencias, errores humanos y dificultades para acceder a datos actualizados.

2. Curva de aprendizaje elevada: El equipo del área de formación estaba acostumbrado a procesos individuales y no tenía experiencia previa con sistemas de gestión centralizados.

3. Necesidad de escalabilidad: Con la creciente demanda de programas formativos, era necesario implementar una solución que pudiera adaptarse a las necesidades futuras de la organización.

Desafíos en la adopción de un ERP Saas

– Adopción tecnológica: Convencer al equipo de la necesidad de cambiar de un sistema manual a uno automatizado.

– Minimización del tiempo de interrupción: Garantizar que la transición no afectara las operaciones diarias ni retrasara los programas formativos existentes.

– Capacitación efectiva: Proporcionar una formación adecuada para que el equipo dominara rápidamente la nueva plataforma.

Solución Implementada: Softmetry ERP

Desde Consultae ofrecimos una solución integral que incluye:

a) Implementación del Sistema Sass: Se instaló y configuró la plataforma Sass, diseñada específicamente para la gestión de formación corporativa. Esta herramienta permitía:

– Centralizar toda la información relacionada con cursos, participantes y certificaciones.

– Automatizar procesos administrativos como inscripciones, documentos, seguimiento y evaluación.

– Generar informes en tiempo real para tomar decisiones estratégicas.

b) Talleres Intensivos de Capacitación: Para facilitar la adopción de la nueva tecnología, Softmetry / Consultae organizó varias sesiones formativas:

– Objetivo: Familiarizar al equipo con la plataforma Sass y sus funcionalidades clave.

– Metodología: Talleres prácticos e interactivos donde los participantes resolvieron casos reales utilizando la herramienta.

– Acompañamiento continuo: Se proporcionó soporte técnico durante y después de la implementación para resolver dudas y garantizar el éxito.

c) Personalización del Sistema: La plataforma fue adaptada para cumplir con las necesidades específicas de la entidad financiera, incluyendo integraciones con otros sistemas corporativos y ajustes en la interfaz de usuario para facilitar su uso.

Resultados: La implementación de Sass y la capacitación intensiva tuvieron un impacto significativo en la organización

1. Optimización de Procesos:

– La eliminación de documentos ofimáticos dispersos redujo el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 40%.

– Los errores relacionados con la gestión de información disminuyeron considerablemente.

2. Mejora en la Eficiencia Operativa:

– El equipo pudo enfocarse más en actividades estratégicas y menos en tareas repetitivas.

– La capacidad de generar informes automáticos permitió tomar decisiones basadas en datos confiables y actualizados.

3. Reducción de Tiempo de Transición:

– Gracias a los talleres intensivos y el apoyo continuo, el equipo alcanzó un alto nivel de competencia en la plataforma en menos de 3 meses.

4. La entidad financiera quedó muy satisfecha con el resultado y destacó la importancia de haber elegido una solución integral que combinaba tecnología avanzada con formación y asesoramiento experto.

5. Escalabilidad y Sostenibilidad: Nuestro sistema Sass demostró ser altamente adaptable a los procesos previos.

Este caso de éxito demuestra cómo al combinar una solución tecnológica robusta con una estrategia de capacitación personalizada, podemos lograr una transición fluida que mejore significativamente la eficiencia y efectividad del área de formación.