Hojas de cálculo vs ERP en el área de formación
Aplicar las nuevas tecnologías al los departamentos de formación permite, sin duda, optimizar los procesos productivos. Resultando viable internalizar procesos que antes tendían a ser externalizados por la falta de eficiencia productiva.
Nos obstante, con este escenario el área de RR.HH. necesita herramientas y recursos para hacer su trabajo de manera eficiente.
La adopción de nuevas tecnologías en el ámbito de los recursos humanos se ha acelerado durante la crisis sanitaria y el desarrollo del trabajo en remoto. En este artículo vamos a estudiar algunas de las desventajas de seguir utilizando hojas de cálculo para la gestión del área de formación en las organizaciones.
Si el ERP ha sido diseñado teniendo en cuenta al usuario, el salto desde las hojas de cálculo a la aplicación en la nube no supondrá una alta curva de aprendizaje.
Hacia una organización más eficiente
Actualmente ocuparse de tareas que no formen parte del Core Business de nuestro negocio no tienen porque distraernos o consumir recursos internos, si están adecuadamente automatizadas.
Antes, acceder a tecnologías de RR.HH. era muy costoso y no estaba al alcance de todas las compañías. Los avances de las tecnologías de la información han cambiado este paradigma.
«Cuanto más grande sea una organización mayor probabilidad de errores, por ello se necesita centralizar toda la información en una sola aplicación y que además incluya validaciones y controles de errores.»
Migrar desde Excel y otras hojas de cálculo a un ERP
Hoy en día son muchas las organizaciones que aún realizan el control de su gestión en el área de formación con hojas de cálculo. Esto tiene sus ventajas al principio, pero más tarde nos vamos encontrando con inconvenientes.
Por ejemplo, algunos de los puntos débiles de la gestión con hojas de cálculo que encontramos habitualmente en nuestros clientes son:
- La información no está centralizada, se almacenan varias copias en modo local o en la nube (problemas con las versiones).
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- Una hoja de cálculo se vuelve lenta y no será escalable cuando crezca.
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- Incluso se comparten vía email con el problema de seguridad que ello conlleva.
- Útiles para una única persona, pero son complicadas de compartir, ya que no podemos crear perfiles con determinados permisos.
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- Los ERP´s permiten el acceso a clientes, proveedores y demás stakeholders pertenecientes a nuestra cadena de valor.
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- Ni los discos duros en la nube, ni las tablas dinámicas, ni los renders HTML facilitan el trabajo colaborativo tanto como un ERP CLoud.
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- La trazabilidad, ¿Quién ha hecho qué y cuando?, es complicada de llevar.
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- La visualización a través de dispositivos móviles es muy poco práctica.
- El alto tratamiento manual no automatizado supone un alto riesgo de error.
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- Estos errores «son silenciosos», no generar alertas o avisos. Sin duda esto es una gran problema en trabajos que exijan cero errores.
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- A la vez, las hojas de cálculo suponen mucho trabajo manual poco productivo.
- No permiten la programación de avisos y alarmas, o son muy complicadas de implementar (programación).
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- Las bases de datos y ERP´s, deben traerlas ya implementadas.
- Otro aspecto interesante es que el software ERP permite realizar el seguimiento de métricas y KPI´s de manera sencilla. En hoja de cálculo generar informes supone un arduo trabajo (o disponer de capacidades de programación).
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- En un ERP esta funcionalidad nos da capacidad para tomar decisiones rápidas e informadas.
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- Podremos ofrecer datos e informes inmediatamente.
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- A la par de generar reportes y visualizaciones de datos sin esfuerzo.
Los programas ERPs se conectan entre sí a través de interfaces API. Esta funcionalidad nos permite no tener que traspasar datos de forma manual y evita nos disponer de datos actualizados o duplicados entre aplicaciones.
Matriz de clasificación del software ERP
No obstante, no todos los ERP´s para departamentos de formación ofrecen el mismo nivel de funcionalidad. Esta matriz nos ayuda a escoger la mejor opción para cada caso …
* Basado en la metodología The Boston Consulting Group
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